Algemene voorwaarden

De praktijk van Psycholoog Lotte Joos (hierna te noemen: de psycholoog) is opgericht door Lotte Joos, gevestigd te Horebeke en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0767359080. Binnen mijn praktijk richt ik mij op het individueel begeleiden van volwassenen (hierna te noemen: de cliënt).

Iedere cliënt of opdrachtgever die een samenwerking met de praktijk van Psycholoog Lotte Joos en diens vertegenwoordigers aangaat, is verondersteld deze voorwaarden te hebben gelezen en integraal te hebben goedgekeurd.


Afspraken

Een individuele sessie duurt tot een uur, voor netwerkgesprekken wordt maximaal een uur en een half voorzien. Een sessie die noodzakelijkerwijze en mits toestemming van de cliënt langer duurt dan de gebruikelijke voorziene tijd, zal worden doorgerekend volgens uurtarief.

Bij elke ingeplande afspraak wordt een bevestiging per mail verzonden naar het door de psycholoog gekende e-mailadres van de cliënt. De dag voor de afspraak ontvangt de cliënt ook nog een afspraakherinnering op dezelfde manier.

Naast afspraken in de praktijk is het mogelijk om te kiezen voor online begeleidingen of begeleiding op verplaatsing.

 

  • PRAKTIJK: Op het afgesproken moment komt de cliënt naar de praktijk (Ommegangstraat 4, 9667 Horebeke).

 

  • ONLINE: Online begeleidingen gaan door via ZOOM. Nadat de cliënt koos voor een online afspraak ontvangt de cliënt bij de afspraakbevestiging een link naar een zoomgesprek. De link is pas geldig op het moment dat de afspraak ook effectief start.

 

  • VERPLAATSING: De cliënt kiest een plaats waar die zich comfortabel voelt en overlegt hierover met de psycholoog. Op het moment van de afspraak ontmoeten de psycholoog en de cliënt elkaar op de afgesproken plek. 

 

Tarieven

De van toepassing zijnde tarieven kan u steeds terugvinden op de website. Tariefswijzigingen worden minimaal 1 maand van tevoren aangekondigd.

 

Terugbetaling
Onder bepaalde voorwaarden voorzien mutualiteiten een tegemoetkoming voor psychologische begeleiding. Omdat de regels hierover verschillen van mutualiteit tot mutualiteit, vraag je best bij je eigen ziekenfonds na welke terugbetalingsmogelijkheden zij voorzien.

 

Betalingsvoorwaarden
Er wordt steeds aan het einde van elke sessie afgerekend, tenzij anders overeengekomen met de psycholoog. Er kan cash betaald worden of via Payconiq met 'Payconic by Bancontact' op uw smartphone. Betalen per kaart is niet mogelijk. 

Bij niet-tijdige betaling zal er een betalingsherinnering worden gestuurd. Indien er niet binnen 7 dagen aan de betalingsplicht is voldaan, is de therapeut gerechtigd bij de tweede herinnering administratiekosten van €6,- in rekening te brengen. Wordt er hierna nog niet aan de betalingsplicht voldaan, dan is de psycholoog genoodzaakt de vorderingen aan u uit handen te geven aan derden. De kosten die hieraan verbonden zijn komen volledig voor uw rekening. Bij betalingsachterstand is de psycholoog gerechtigd verdere behandeling op te schorten totdat aan de betalingsverplichting werd voldaan.

 

Annuleringsvoorwaarden 

Afspraken annuleren kan kosteloos tot 48 uur voor de afspraak. Bij afspraken die minder dan 48 uur worden geannuleerd of wanneer niet verwittigd wordt over een afwezigheid, wordt het volledige tarief van de afspraak aangerekend als vergoeding voor de gereserveerde tijd.

De psycholoog behoudt zich het recht voor om geplande dienstverlening te annuleren, zonder vergoeding, wanneer overmacht de normale uitvoering in het gedrang brengt. De psycholoog verbindt zich ertoe om evenwel binnen een redelijke termijn een evenwaardig alternatief te voorzien waar mogelijk. 

 

Vertrouwelijkheid
De psycholoog is verplicht tot geheimhouding van alles wat er besproken is tijdens of in het kader van de begeleidingssessies. Hij of zij kan dus alleen mits uw toestemming gegevens over u verstrekken aan derden. Dit wordt evenwel opgeheven wanneer hier een geldige reden voor bestaat (bijvoorbeeld noodtoestand, toepassing van het gedeeld beroepsgeheim uit het decreet Integrale Jeugdhulp, …). Het beroepsgeheim kan dan worden opgeheven zonder uw toestemming.

Binnen het kader van intervisie en overleg kan uw casus met inachtneming van de discretieplicht worden besproken met het oog op het optimaliseren van het begeleidingstraject. Binnen het kader van doorverwijzing kan uw cliëntendossier worden doorgegeven aan en besproken met de therapeut die rechtstreeks verbonden is of zal zijn aan uw therapeutisch traject.

Informatie over uw begeleiding evenals uw persoonsgegevens worden conform de GDPR-wetgeving genoteerd en bewaard in het persoonlijk therapeutisch dossier.

 

Verslaggeving
Verslaggeving gebeurt bij voorkeur mondeling tijdens een duidings- of evaluatiegesprek. 

Schriftelijke verslagen worden minimaal 7 werkdagen tevoren aangevraagd en worden door de cliënt en de psycholoog ondertekend voor extern gebruik. Een duplicaat wordt bijgehouden in je dossier. Zich beroepend op deontologische en juridische regels en met de eer en waardigheid van het beroep kan de psycholoog ook beslissen om geen verslag af te leveren.

 

Aansprakelijkheid
De psycholoog heeft een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. Hieronder wordt verstaan dat de psycholoog zich te allen tijde maximaal zal inspannen om te werken binnen de grenzen van zijn competentie.

De psycholoog is nimmer aansprakelijk voor directe schade of indirecte schade, emotionele schade of schade van welke aard dan ook voortvloeiend uit beslissingen die de cliënt of opdrachtgever heeft genomen, al dan niet in overleg met de psycholoog. De cliënt is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor gemaakte keuzes.

Indien door of in verband met het verrichten van diensten door de psycholoog of anderszins schade aan personen of zaken wordt toegebracht, waarvoor de psycholoog aansprakelijk is, zal die aansprakelijkheid zijn beperkt tot het bedrag van de uitkering uit hoofde van de door de psycholoog afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De psycholoog is verzekerd voor zijn beroepsaansprakelijkheid voor de opdracht die hem wordt toevertrouwd door de opdrachtgever of cliënt.

De psycholoog zal bij de inschakeling van niet in haar organisatie werkzame derden (zoals adviseurs, deskundigen of dienstverleners) de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. De psycholoog is niet aansprakelijk voor ernstige tekortkomingen jegens de opdrachtgever of cliënt of voor eventuele fouten of tekortkomingen van deze derden. In dat geval is opdrachtgever of cliënt verplicht de ingeschakelde derden zelf aansprakelijk te stellen en eventueel geleden schade op deze derden te verhalen. De psycholoog draagt geen enkele aansprakelijkheid indien zij slechts optreedt als tussenpersoon.

Aan de inhoud van een informatieve brochure, website tekst en enige andere vorm van schriftelijke of digitale communicatie kunnen geen rechten worden ontleend.

 

Klachtenprocedure
Klachten over de verrichte dienstverlening dienen door de opdrachtgever of cliënt binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 dagen na voltooiing van de betreffende dienstverlening schriftelijk en aangetekend te worden gemeld aan de therapeut via Psycholoog Lotte Joos, Ommegangstraat 4 te 9667 Horebeke.  De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming met prestatiedatum te bevatten, zodat de psycholoog in staat is adequaat te reageren.

 

Eigendomsbehoud
Alle door de therapeut verstrekte stukken, zoals oefeningen, kaarten, spellen, testen, schetsen, tekeningen, software, website-inhoud, mondelinge en schriftelijke adviezen, enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de cliënt en mogen niet door hem/haar zonder voorafgaande toestemming van de psycholoog worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt, of ter kennis van derden worden gebracht.


Opgemaakt te Horebeke, 25 februari 2022.

© februari 2022 Lotte Joos 

Privacyverklaring

Binnen mijn praktijk hecht ik groot belang aan de bescherming van je persoons- en gezondheidsgegevens. Ik verwerk deze met de nodige zorg en aandacht voor de veiligheid ervan. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die toelaten dat je als persoon geïdentificeerd kan worden. Ik houd me aan de wettelijke bepalingen rond de bescherming van persoonsgegevens en de rechten die je als cliënt/patiënt hebt (waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG, en de Wet op Patiëntenrechten).

Je persoons- en gezondheidsgegevens worden verwerkt door Lotte Joos, Ommegangstraat 4, 9667 Horebeke, ondernemingsnummer 0767.359.080 en worden enkel verwerkt voor het doeleinde waarvoor ze ingezameld zijn en enkel zolang dit hiervoor nodig is.

Contactverzoeken (via het online contactformulier op deze website) worden verstuurd via een beveiligde mailserver en worden enkel geraadpleegd door Lotte Joos.

 

Welke gegevens worden verzameld?

  • Je naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres, mutualiteitsgegevens, hulpvraag.
  • Gegevens van andere relevante behandelaars (je huisarts, vorige psycholoog, psychiater, psychodiagnostisch centrum e.a.) en gegevens van je vertrouwenspersoon.
  • De data van de sessies, inclusief afspraken die zijn verzet of waarop je niet aanwezig was.
  • Aantekeningen over de inhoud van de sessies.
  • Eventueel informatie over familieleden, voor zover dit relevant is voor de begeleiding.
  • Informatie die je psycholoog krijgt van derden, die relevant is voor de begeleiding (verwijsbrieven, verslagen van andere begeleidingen, diagnostische verslagen, testresultaten e.a.).
  • Informatie die je psycholoog zelf opmaakt voor derden (aanwezigheidsattesten, verslagen e.a.).
  • Informatie die je je psycholoog bezorgt in het kader van de begeleiding (huiswerkopdrachten, persoonlijke notities, foto’s e.a.).
  • Informatie uitgewisseld tussen jou en je psycholoog, in het kader van de begeleiding (e-mails, tekstberichten e.a.).
  • Eventueel foto’s van opdrachten, aantekeningen op een whiteboard of persoonlijke nota’s in de sessie.

Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor uw begeleiding als cliënt waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam en adres, e-mailadres en alle andere gegevens in dat verband, in het bijzonder de gegevens die verband houden met uw geestelijke gezondheid. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van andere partijen zoals uw huisarts of andere specialisten.

De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw vrijetijdsbestedingen of levenswijze, met name wanneer deze verband kunnen houden met uw ondersteuning. Financiële gegevens moeten worden verwerkt in het kader van de boekhoudkundige verwerking.

Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze papieren formulieren invult als wanneer u dat elektronisch doet.

Als u onze website bezoekt, wordt daarbij gebruik gemaakt van cookies waarover u meer informatie kan vinden in het cookiebeleid.

 

Wanneer verzamel en verwerk ik gegevens?

Ik verzamel en verwerk gegevens over u wanneer u als cliënt door ons wordt gezien of ondersteund of op een andere manier met ons contact opneemt.

Bent u leverancier, dan worden uw gegevens of deze van uw contactpersonen verwerkt in het kader van deze activiteiten, alsook bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten. 

Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen.

 

Waarom worden deze gegevens verzameld en verwerkt?

We verzamelen deze gegevens om je een kwaliteitsvolle zorg inzake preventie, diagnose en behandeling te kunnen bieden (AVG artikel 9.1.f).

Deze gegevens verwerken wij voor cliëntenzorg, leveranciersbeheer, boekhouding en communicatie.

Wat de  website betreft, stemmen wij de inhoud en het gebruiksgemak hiervan zoveel mogelijk af op u als gebruikers ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.

 

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door de verwerkingsverantwoordelijke?

In beginsel verzamel en verwerk ik uw gegevens op basis van de relatie die ik met u heb als gevolg van uw vraag tot ondersteuning en begeleiding en de hulpverlenersrelatie die ik daardoor met u sluit. In andere gevallen is de verwerking gebaseerd op de taken van algemeen belang die ik als hulpverlener vervul.

De contractuele relatie is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers.

 

Het delen van gegevens met anderen

Als psycholoog ben ik bij wet gebonden door het beroepsgeheim tijdens en na het beëindigen van de begeleiding.

Alle verzamelde persoons- en gezondheidsgegevens vallen onder het beroepsgeheim (AVG artikel 9.3). In het belang van jouw begeleiding kan informatie uitgewisseld worden tijdens supervisie en intervisie met collega’s, je huisarts, psychiater, of andere hulpverleners met wie je een behandelrelatie hebt die ook gebonden zijn aan het beroepsgeheim. Enkel informatie die noodzakelijk is voor jouw behandeling wordt gedeeld met een andere zorgverlener. Je huisarts kan worden ingelicht over de opstart van je begeleiding.

In het kader van wettelijke verplichtingen zoals terugbetalingen van verstrekte hulp door verzekeringsinstellingen, worden bepaalde gegevens ook gedeeld met uw eigen ziekenfonds, of voor niet-verzekerde cliënten ten laste van het OCMW, met uw eigen OCMW. Indien het op basis van regelgeving of rechtspraak verplicht is voor de opvolging en afhandeling van eventuele klachten of schadegevallen (bv. rechtbank, verzekering, …), kan ook informatie aan derden worden doorgegeven, opnieuw enkel met uw uitdrukkelijke geïnformeerde toestemming.

Indien het dossier betrekking heeft op een begeleiding met verschillende partijen (bv. een koppel), dan is toestemming van beide partijen nodig.

In het kader van terugbetalingen van verstrekte hulp door verzekeringsinstellingen worden jouw gegevens enkel op jouw verzoek gedeeld met jouw ziekenfonds. Indien je psycholoog opgeroepen wordt voor een getuigenis in rechte (d.i. een mondelinge of schriftelijke getuigenis onder ede voor de hoven en rechtbanken of voor de onderzoeksrechter), dan heeft je psycholoog de wettelijke toelating om te antwoorden op de vragen van de rechter.

Indien het dossier betrekking heeft op een begeleiding met verschillende partijen (een koppel, gezin, e.a.), dan is toestemming van beide partijen nodig.

In uitzonderlijke gevallen zoals een noodsituatie is je psycholoog bij wet verplicht om het beroepsgeheim te doorbreken. Er is dan sprake van een duidelijk en acuut gevaar voor jezelf (zelfmoorddreiging) of anderen (dreiging tot moord) dat op geen andere manier kan worden afgewend. Daarom vraagt je psycholoog aan het begin van de begeleiding altijd naar de contactgegevens van jouw huisarts en een vertrouwensfiguur.

Een beperkt aantal persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor de financiële afhandeling van je consultatie en voor boekhoudkundige verwerking.

Bepaalde gegevens kunnen eventueel worden opgevraagd voor wetenschappelijk onderzoek. Deze gegevens worden geanonimiseerd gedeeld. Alle verwerking gebeurt door instanties die de correcte toelatingen en machtigingen hebben gekregen voor de verwerking van deze gegevens. Gegevens worden samengevoegd en alle maatregelen worden genomen zodat deze niet herleid kunnen worden naar individuele personen.

 

Hoe lang en op welke manier worden uw gegevens bewaard?

​Je dossier dient volgens de wettelijke bepalingen 30 jaar bewaard te worden. Overige informatie die niet tot je dossier behoort, wordt volgens de wettelijk vastgelegde termijnen bewaard of niet langer dan noodzakelijk voor het vervullen van het doel van de verwerking.

Papieren dossiers (persoonsgegevens, sessieverslagen, mails e.a.) bewaart je psycholoog op een veilige, afgesloten plaats. Elektronische gegevens worden door je psycholoog opgeslagen op een beveiligde harde schijf of cloud-omgeving met een paswoord dat enkel bij je psycholoog bekend is.

 

Je rechten als cliënt

​Je hebt het recht om je dossier (onder voorwaarden) in te zien, en objectieve gegevens (zoals wijziging van contactgegevens of familiale toestand) te verbeteren of documenten toe te voegen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij de verwerkersverantwoordelijke via info@psycholooglottejoos.be met een bewijs van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft. Je psycholoog wisselt geen gegevens uit met personen of organisaties buiten de Europese Unie. Ingeval van een uitzonderlijk datalek, waarbij belangrijke van jouw persoonsgegevens uitlekken, brengt je psycholoog je daarvan op de hoogte en geeft je psycholoog dit door aan de bevoegde instanties.

​Met bijkomende vragen over de verwerking van je gegevens kan je altijd bij mij terecht.

Met klachten kan je je wenden tot:

 

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden meegedeeld.

 

 

© juni 2021 Lotte Joos